Reglement van de oudercommissie van een kindercentrum

Dit document hoort bij het beleid medezeggenschap ouders en beschrijft het reglement van de oudercommissie.

1.      Begripsomschrijving


Kinderopvangorganisatie:
rechtsvorm of organisatievorm waar één of meerdere kindercentra onder vallen, in dit geval Stichting Kinderopvang West-Friesland (vh SKH en SKIK).

 

Kindercentrum:
een voorziening gehuisvest in één gebouw, waar kinderopvang plaatsvindt, anders dan gastouderopvang.

College van bestuur:
degene die kinderopvangorganisatie, in dit geval Stichting Kinderopvang West-Friesland, exploiteert.

Clustermanager:
medewerker die belast is met de leiding van de kindercentra binnen een wijk.

Teamcoach:
medewerker die belast is met coördinerende taken van een locatie.

Beroepskracht:
degene die werkzaam is bij een kindercentrum en is belast met de verzorging en opvoeding van kinderen.

Ouder:
een persoon die een huishouding voert waartoe het kind behoort op wie de kinderopvang betrekking heeft.

Oudercommissie:
commissie, bedoeld als in artikel 1.58 van de Wet Kinderopvang, functionerend in het verband van een kindercentrum met tenminste 50 geplaatste kinderen, op een wijze zoals in dit reglement is beschreven.

Centrale Ouderraad:
Raad, functionerend in het verband van Stichting Kinderopvang West-Friesland, zoals beschreven in het reglement van de Centrale ouderraad.

Klachtenloket Kinderopvang:

Instituut voor informatie, bemiddeling, advies en klachtenafhandeling door de Geschillencommissie.

Schriftelijk:

Onder schriftelijk wordt tevens elektronisch (waaronder per e-mail) bedoeld, tenzij de wet zich daartegen verzet.  

Leden:
leden van de oudercommissie of centrale ouderraad.

2.      Doelstelling

De oudercommissie stelt zich ten doel namens de ouders te participeren in het beleid van het kindercentrum door een goede invulling te geven aan de adviesrechten om op deze wijze de kwaliteit te waarborgen en/of te verbeteren. Dit doet zij door:

  • De belangen van de kinderen en de ouders van het kindercentrum waar de oudercommissie aan verbonden is zo goed mogelijk te behartigen en de ouders te vertegenwoordigen;
  • Te adviseren ten aanzien van kwaliteit;
  • Het voordragen van een van de leden voor een zetel in de ouderraad;
  • Het behartigen van de belangen van de ouders van het kindercentrum bij de directie en de Raad van Toezicht en middels de ouderraad. 

3.      Samenstelling 

  1. Uitsluitend ouders, zoals omschreven in artikel 1 van dit reglement kunnen lid zijn van de oudercommissie (Wk art 1.58 lid 2);
  2. Maximaal één ouder per huishouden kan lid zijn van de oudercommissie;
  3. Personeelsleden, leden van Raad van Toezicht en leden van het college van bestuur van Stichting kunnen geen lid zijn van de oudercommissie, ook niet indien zij ouder zijn van een kind dat het kindercentrum bezoekt (Wk art 1.58 lid 3);
  4. De oudercommissie bestaat uit minimaal twee en maximaal zeven leden;
  5. Bij de samenstelling wordt gestreefd naar een zo evenredig mogelijke vertegenwoordiging van alle basisgroepen. 

4.      Totstandkoming en beëindiging van het lidmaatschap 

  1. Alleen voor startende oudercommissies: Voorafgaand aan de oprichting worden alle ouders door de teamcoach actief uitgenodigd zich kandidaat te stellen voor de oudercommissie. Kandidaatstelling kan schriftelijk of mondeling geschieden;
  2. Indien er vacatures zijn in de oudercommissie dan roept de oudercommissie ouders op zich kandidaat te stellen; kandidaatstelling kan schriftelijk of mondeling geschieden;
  3. Indien het aantal leden van de oudercommissie is teruglopen tot minder dan drie worden opnieuw alle overige ouders door de teamcoach actief uitgenodigd zich kandidaat te stellen;
  4. Indien het aantal kandidaten het aantal beschikbare zetels niet overtreft, worden alle kandidaten op de eerstvolgende vergadering van de oudercommissie benoemd;
  5. Indien zich meer kandidaten melden dan er zetels beschikbaar zijn, organiseert de oudercommissie een verkiezing;
  6. Oudercommissieleden worden gekozen voor een periode van twee jaar. Zij zijn onbeperkt herkiesbaar;
  7. Het lidmaatschap van de oudercommissie eindigt bij periodiek aftreden, bij bedanken, bij ontslag door de oudercommissie, bij overlijden en wanneer de ouder geen kind meer heeft dat gebruik maakt van kinderopvang op het kindercentrum;
  8. Tenminste éénderde deel van de ouders kan de oudercommissie verzoeken om binnen twee weken een ouderavond te organiseren, waarbij ze het recht hebben om zelf onderwerpen op de agenda te plaatsen. 
    Tijdens een dergelijke avond moet(en) (leden van) de oudercommissie aftreden als de meerderheid van de ouders aanwezig is en de meerderheid van de aanwezige ouders hun vertrouwen in de oudercommissie opzegt. 
    Een dergelijk besluit kan alleen genomen worden als het is opgevoerd op de van tevoren opgestelde agenda;
  9. Bij aftreding van alle leden van de oudercommissie draagt de clustermanager zorg voor de verkiezing van een nieuwe oudercommissie. (WK art 1.58 lid 1) 

5.      Werkwijze oudercommissie

De oudercommissie bepaalt zelf haar werkwijze (Wk art 1.58 lid 4) en legt deze schriftelijk vast in het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement bevat geen regels die in strijd zijn met hetgeen de Wet kinderopvang bepaalt.

De oudercommissie beslist bij meerderheid van stemmen (WK art.1.59 lid 4)

6.      Verzwaard Adviesrecht oudercommissie 

6.1 Centraal, organisatie breed

De directeur stelt de centrale ouderraad conform Wk art 1.60 lid 1 in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat SKH en of SKiK betreft, inzake:

  1. De uitvoering van het algemene kwaliteitsbeleid met betrekking tot:
    - aantal kinderen per pedagogisch medewerker
    - groepsgrootte
    - opleidingseisen beroepskrachten
    - inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding;
  2. Algemeen pedagogisch visie;
  3. Het algemene voedingsbeleid;
  4. Tariefswijzigingen;
  5. Vaststelling of wijziging van een klachtenregeling en het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht;
  6. Indien één of meerdere van de punten 1 t/m 4 voor een bepaald kindercentrum afwijkt van het algemene beleid van SKH, dan moet de directeur advies vragen aan de oudercommissie van het betreffende kindercentrum (bijvoorbeeld een specifiek pedagogisch werkplan, een specifiek voedingsbeleid). 

6.2 Lokaal, locatie breed

De clustermanager stelt de oudercommissies conform Wk art 1.60 lid 1 in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de locatie betreft, inzake:

  1. De uitvoering van het kwaliteitsbeleid door de clustermanager met betrekking tot:
    - aantal kinderen per pedagogisch medewerker
    - groepsgrootte;
  2. Locatie specifiek pedagogisch beleidsplan;
  3. Voedingsaangelegenheden;
  4. Rapportages Risico inventarisatie veiligheid en gezondheid en input voor de RIE;
  5. Rapportages GGD controles;
  6. Openingstijden;
  7. Indien één of meerdere van de punten 1 t/m 6 voor een bepaald kindercentrum afwijkt van het algemene beleid van SKH en SKIK, dan moet de directeur advies vragen aan de oudercommissie van het betreffende kindercentrum (bijvoorbeeld een specifiek pedagogisch werkplan, een specifiek voedingsbeleid). 

8.      Mandatering aan ouderraad 

  1. Leden van de ouderraad hoeven geen lid te zijn van een oudercommissie.
  2. De oudercommissie geeft de ouderraad onder voorbehoud van goed functioneren, mandaat het adviesrecht over te nemen van de oudercommissie van het kindercentrum met betrekking alle punten genoemd in: artikel 6.1 punt 1 tot en met 6.
  3. Eenmaal per twee jaar wordt een bijzondere vergadering bijeengeroepen door de voorzitter van de centrale ouderraad, waarbij zowel de ouderraad, als de oudercommissies van de kindercentra (wijzigings)voorstellen doen welke onderwerpen voor mandatering aan de ouderraad in aanmerking komen. De oudercommissies van de kindercentra zijn degene die hierover stemmen. Er wordt besloten bij meerderheid van stemmen in een vergadering waar een meerderheid van het aantal oudercommissies aanwezig is. De stemming kan ook schriftelijk plaatsvinden, waarbij per oudercommissie één stem is toegekend.
  4. Bij besluiten die grote gevolgen hebben voor de kwaliteit van de opvang van de kinderen, kan de ouderraad een achterbanraadpleging houden onder alle oudercommissies van de kindercentra, alvorens een advies uit te brengen.
  5. Het functioneren van de ouderraad kan aan de orde worden gesteld door de oudercommissies van de kindercentra in een buitengewone vergadering die op initiatief van minimaal 25% oudercommissies bij elkaar is geroepen (zoals benoemd in artikel 10 i van het reglement van de oudercommissie van een kindercentrum). 
    b. De (leden van de) ouderraad kan/kunnen in dat geval uit hun functie ontheven worden bij meerderheid van stemmen waar de meerderheid van het aantal oudercommissies aanwezig is. 
    c. Als in een vergadering zoals genoemd in artikel 8.4 de (leden van de) ouderraad uit hun functie worden ontheven, gaat het gemandateerde adviesrecht tijdelijk terug naar de oudercommissies van de kindercentra, totdat een nieuwe ouderraad is benoemd.

Adviestraject
In het geval van een gemandateerde ouderraad; Zie adviestraject ouderraad. 

9.1 Adviestraject oudercommissie op locatie 

  1. De adviestermijn voor de oudercommissie bedraagt zes weken, met dien verstande 
    dat het advies kan worden meegenomen bij het te nemen besluit; 
    B. In overeenstemming tussen de teamcoach en/of clustermanager* en minimaal twee leden van de oudercommissie, waaronder de voorzitter, kan voor zeer dringende adviesaanvragen een kortere maximale adviestermijn worden afgesproken;
  2. Indien binnen de adviestermijn geen advies aan de teamcoach en/of clustermanager* wordt gegeven, 
    wordt de oudercommissie verondersteld positief te adviseren;
  3. De teamcoach en/of clustermanager* geeft de oudercommissie tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die de oudercommissie redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig heeft (Wk art 1.60 lid 4). Pas vanaf het moment dat aan deze voorwaarde is voldaan, gaat de termijn genoemd in  9.2  in. Tenminste één maal per jaar krijgt de oudercommissie schriftelijk de algemene gegevens over het beleid dat op het kindercentrum het afgelopen jaar gevoerd is en in het komende jaar gevoerd zal worden, inzake de in art 6.2 punt 1 t/m 7 genoemde onderwerpen, met uitzondering van de onderwerpen waarvan het adviesrecht is gemandateerd aan de ouderraad;
  4. De teamcoach en/of clustermanager* mag alleen afwijken van een advies van de oudercommissie indien zij schriftelijk en gemotiveerd kan aangeven dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies verzet (Wk art 1.60 lid 2);
  5. De teamcoach en/of clustermanager* geeft maximaal vier weken na het verkrijgen van het advies van de oudercommissie schriftelijk aan of het advies van de oudercommissie al dan niet gevolgd wordt. 

 

10.  Overige taken en bevoegdheden van de oudercommissie/huisregels

De oudercommissie

  1. fungeert als aanspreekpunt voor ouders;
  2. vergadert tenminste twee keer per jaar met de teamcoach van de locatie;
  3. vergadert tenminste één keer per jaar met de clustermanager
  4. heeft de bevoegdheid om daarnaast de teamcoach en/of clustermanager* te verzoeken deel te nemen aan (een gedeelte van) de vergadering van de oudercommissie;
  5. kan het GGD inspectierapport opvragen bij de teamcoach;
  6. voert regelmatig overleg (uitgevoerd door de voorzitter) met de teamcoach over het interne beleid van het kindercentrum binnen de randvoorwaarden van de Stichting Kinderopvang West-Friesland;
  7. levert op verzoek een inbreng op ouderavonden en themabijeenkomsten;
  8. zorgt voor goede en heldere informatieverstrekking aan de ouders over de activiteiten van de oudercommissie;
  9. heeft de bevoegdheid leden van de ouderraad te kiezen;
  10. zorgt voor een goede communicatie met de ouderraad;
  11. heeft de bevoegdheid, samen met minimaal 25% van het aantal oudercommissies, een bijzondere vergadering bijeen te roepen, om het functioneren van de ouderraad aan de orde te stellen.

Voor nadere uitwerking taken zie bijlage 1. 

11.  Facilitering oudercommissie 

1.      De organisatie faciliteert de oudercommissie via: 
- het lidmaatschap van een belangenvereniging;
- het beschikbaar stellen van vergaderruimte incl. koffie/thee;
- het beschikbaar stellen van kantoorartikelen en kopieerfaciliteiten.

2.      Op verzoek van de oudercommissie kan de clustermanager(financiële) middelen beschikbaar stellen voor:
- het (mede) organiseren van één ouderavond per jaar;
- het bijwonen van een congres;
- het kunnen deelnemen aan een specifieke training voor de oudercommissie.

3.      De oudercommissie wordt per locatie voorzien van de volgende documenten:
- rapportage risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid;
- rapportage GGD controle;
- rapportage tevredenheidsonderzoek ouders inclusief verbeterplan;
- (verkorte) notulen van de teamvergadering;
- rapportage interne- en externe audits inclusief verbeterplan;
- pedagogisch beleid, voedingsbeleid, klachtenprocedure alsmede;
voorstellen voor beleidswijzigingen op locatie niveau.

en, uitsluitend indien geen sprake is van mandatering naar ouderraad:
- notulen vergadering Raad van Toezicht;
- notulen en agenda MT vergadering;
- financieel jaarverslag;
- algemene rapportage tevredenheidsonderzoek ouders inclusief verbeterplan;
- rapportage interne- en externe audits inclusief verbeterplan;
- pedagogisch beleid, voedingsbeleid, klachtenreglement, meerjarenbeleid alsmede voorstellen voor beleidswijzigingen.

12.  Geheimhouding 

1.      Op de leden van de oudercommissie rust, inzake van hetgeen hen uit hoofde van hun lidmaatschap ter kennis is gekomen, in beginsel geen geheimhoudingsplicht.

2.      Een geheimhoudingsplicht bestaat wel in de hieronder beschreven situaties:
a) Informatie en stukken kunnen alleen aangeduid worden als vertrouwelijk, wanneer het gegevens van privépersonen betreft of wanneer het gegevens betreft die het economisch belang van Stichting Kinderopvang West-Friesland kunnen schaden (Wet bescherming persoonsgegevens).  
b) Ook de oudercommissie kan verzoeken om geheimhouding van informatie of inlichtingen die schriftelijk of anderszins ter kennis van het college van bestuur worden gebracht.

3.      Verzoeken tot geheimhouding dienen te worden gemotiveerd. Waar mogelijk geeft de directeur of de oudercommissie aan welke tijdsduur aan de geheimhouding verbonden is. 

13.  Wijziging van reglement
Een keer per drie jaar wordt het reglement geëvalueerd en zo nodig herzien.
Het besluit tot wijziging van het reglement behoeft instemming van de oudercommissie (Wk art 1.59 lid 5).

*teamcoach en/of clustermanager afhankelijk van het onderwerp


 

BIJLAGE 1

Werkzaamheden van een OC
 
Voorbereiden OC-vergadering
• Opstellen conceptagenda en bijlagen 
• Opmaken en verzenden van definitieve agenda en benodigde stukken
• Agenda op de borden hangen op de locatie 
• Voorstel doen van vergaderschema

Notulen
• Conceptverslag OC-vergadering maken 
• Actiepunten opstellen in conceptverslag en apart mailen 
• Conceptverslag ter controle toesturen naar OC leden 
• Conceptverslag ter controle toesturen naar Teamcoach
• Bewaken voortgang actiepunten 
• Goedgekeurde notulen naar de ouderraad sturen 

Correspondentie
• Post verzamelen en verspreiden onder OC-leden 
• Opstellen en/of uitwerken van concepten (brieven, voorstellen, werkplannen, etc.)

• Verzenden correspondentie 
• Archiveren correspondentie (digitaal en papier) 
• Contactpersoon zijn voor: ouderraad, clustermanager, teamcoach, pm-ers, directie, OC-leden en ouders/verzorgers 

·         Nieuwsbrief verzorgen (artikelen bedenken, verdelen, verzamelen, redigeren, 

·         Beheer postbus OC via g-mail of email adres oc van de locatie

·         Postvakje OC raadplegen 


Informatievoorziening
• Gevraagd en ongevraagd relevante informatie verzamelen en verspreiden 
• Voorstellen voor behandeling van onderwerpen doen (in vergadering overleggen)
• BOINK-magazine lezen en laten rouleren onder andere OC-leden

Nieuwe OC-leden 
• Informatie geven over OC-werk 
• Reglement en vergaderschema toesturen 

Diversen

•Een lid afvaardigen voor de ouderraad

•Cadeautjes regelen

•Dag van de PM-er

• Deelnemen/ aanwezig zijn bij activiteiten/ ouderavonden
• Jaar planning opstellen

 


Bepaling bestaansrecht OC

Wat kan een teamcoach en/of clustermanager van de OC verwachten:
- een enthousiaste inzet
- we komen op voor de belangen van het kind
- we zijn aanspreekpunt voor de ouder.
 
Wat hebben wij nodig van de teamcoach en/of clustermanager:
- Transparantie/openheid
- Ons daadwerkelijk advies vragen m.b.t. de OC-adviesrechten
- Het zien en ervaren van de nut van de OC

 Wat kan de OC van de teamcoach en/of clustermanager verwachten:
- Nakomen van afspraken
- Openheid
- Informatievoorziening
- Actieve houding.

Wat heeft een teamcoach en/of clustermanager nodig van de OC:
-  Nakomen van afspraken
-  Duidelijke rollen
-  Kritische blik
-  Goede communicatie.

 

 art 1.59 lid 5).

 

Bijlage 2:  Mandatering aan ouderraad

 

MANDATERING OUDERRAAD Stichting Kinderopvang West-Friesland

 

De oudercommissie van de onderstaande locatie van Stichting Kinderopvang West-Friesland, gevestigd te Hoorn en omgeving

 

geeft de Ouderraad van Stichting Kinderopvang West-Friesland hierbij het mandaat het verzwaard adviesrecht over te nemen met betrekking tot de volgende punten:

1.            De uitvoering van het algemene kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot:

- aantal kinderen per pedagogisch medewerker
- groepsgrootte
- opleidingseisen  beroepskrachten
- inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding


2.            Algemeen pedagogisch beleidsplan van de organisatie (spel- en ontwikkelingsactiviteiten ten behoeve van kinderen)

3.            Het algemene voedingsbeleid van de organisatie en het algemeen beleid op het gebied van opvoeding, veiligheid (risico inventarisatie) of gezondheid.

4.            Vaststelling of wijziging van een klachtenregelingen het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht;

5.            Openingstijden

6.            Wijziging van de prijs

 

Zelf houdt de Oudercommissie het recht advies uit te brengen over:

  1. De invulling van bovengenoemde punten op locatieniveau.
    Risico inventarisatie veiligheid en gezondheid.
  2. De clustermanager stelt de Oudercommissie in de gelegenheid advies uit te brengen over elk genomen besluit ten aanzijn van deze punten.

De oudercommissie is ook bevoegd de clustermanager ongevraagd te adviseren over deze onderwerpen.

De oudercommissie heeft het recht om  bij het niet goed functioneren van de Ouderraad het mandaat in te trekken. De beoordeling van het functioneren kan aan de orde worden gesteld door de oudercommissies van de kindercentra tijdens een buitengewone vergadering die op initiatief van minimaal 25% van de oudercommissies bij  elkaar is geroepen. 

Het mandaat wordt verleend voor de periode van 24 maanden.

 

ONDERTEKENING                           DATUM:_______________________

 

 

Oudercommissie locatie               :  __________________________________________

 

 

Naam voorzitter                              : ___________________________________________

 

 

 

Handtekening                                  : ___________________________________________